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知識管理

建築署致力發展成為持續學習的知識型機構,我們倚仗員工的專業睿智,為廣大市民提供優質的建築工程服務。對我們而言,增進和分享知識是機構可持續發展的首要重點。過去十年,我們大力提倡員工好學的文化,鼓勵他們掌握專業的新知識與業界經驗。此外,我們亦在2010/11至2014/15年度業務計劃的框架,全力發展知識管理。我們的管理層對知識管理不但全力支持,並適時地制訂全面的發展策略,亦在部門各階層中, 選定合適的人員擔任不同的推廣及管理工作,確保建築署全體員工也有規可循,協力讓專業知識凝聚昇華。

建築署的知識管理管治架構

 
建築署的知識管理管治架構 最高管理層 策略性規劃委員會+知識管理焦點小組 處/科主管 知識管理經理 部門資訊系統管理委員會 中級管理層 分部/社區領袖 專題人員** 錦囊庫管理員 員工 知識群體 **專題人員: 指擁有實際經驗,並能就特定建築類型或主題項目提供建議或支援的知識人員。其他的知識群體可通過不同的經驗庫跟他們互動及交流不同範疇的經驗。 建築署的知識管理管治架構

我們最初推行知識管理時,首先是按照國際標準設立多個管理體系,有系統地管理知識文獻。其後,我們陸續推出知識管理政策、知識管理網站、建築署學堂及其他合作計劃。為促進日常運作、施工和員工發展,我們近年持續實施多項與知識管理相關的措施,包括設立知識管理焦點小組、維基百科圖書館等,更於2014/15年度製作多項實務的建築設計指引。

建築署知識管理的發展歷程

 
建築署知識管理的發展歷程 最初階段 品質及文件管理 KM2.0 收集及分享知識 KM3.0 研究及合作 1995, ISO 9001 1998, ISO 14001 2007 OHSAS 18001 2011, 知識管理策略 2012, 知識管理網站 2013, 建築署學堂 2014, 「建、學、研」理念, 知識管理焦點小組, ISO 50001 2015, 維基百科圖書館, 設計指引 建築署致力成為持續學習的機構...... 建築署知識管理的發展歷程

建築署的知識管理網站是促進員工知識交流的平台。網站簡便易用,並採用三層架構:

  • 精華庫 — 收錄最高水平的機構知識/良好作業守則,供部門全體員工參考,並與外界持份者分享。精華庫的內容反映建築署的核心職能;及
  • 錦囊庫 — 專為各部別/分處而設,方便員工搜集、分享及運用良好作業守則和經驗,並與全體同事分享。錦囊庫是寶貴的智慧平台,知識分別來自過往工程項目、專責小組或經驗庫;及
  • 經驗庫 — 促進知識人員發佈知識,透過合作、小組討論、分享參考文件和就個別工作、工程項目及活動等發表意見,在工程進行期間及完竣後,提供從中吸取的教訓、智慧、工具及實務經驗作參考。

除了建構知識管理網站,我們還經常在建築署學堂舉行面對面的分享會,並組織參觀活動,以及為員工及持份者安排培訓課程。

建築署知識管理網站的三層架構

 
建築署知識管理網站的三層架構 精華庫 錦囊庫 經驗庫 建築署知識管理網站的三層架構

截至2015年4月,我們共設立九個錦囊庫及34個經驗庫,廣泛涵蓋多項技術主題,藉此保存來自個別工程項目和僱員的知識與經驗。下圖是建築署知識管理的概覽:

建築署知識管理(截至2015年4月)

 
建築署知識管理(截至2015年4月) +350份經驗分享文獻存入錦囊庫 17名員工完成認可專業知識管理培訓 +40個持續專業進修小時 (每名專業人員每年進修時數) 33項良好作業守則匯入建築署精華庫 44次行動事後檢討工作坊 +100個專業知識課堂(建築署學堂安排的課程) +200名員工參與知識管理工作 +130名員工參加外界工作/顧問委員會 +150次登入知識管理網站(知識人員每日登入平均數) 建築署知識管理(截至2015年4月)